عالم التقنية

مفهوم، مكونات ووظائف نظم المعلومات الإدارية

تكنولوجيا المعلومات والاتصالات

تعتبر نظم المعلومات الإدارية من أهم النظم التي تسهم في توفير المعلومات المفيدة ومعالجتها وبثها في مجال التخطيط والتنظيم والرقابة والتوجيه، ومن أهم الفوائد التي تقدمها المعلومات للإدارة توفرها في الوقت المناسب وأن تكون دقيقة وملائمة، وهذا لا يمكن في الوقت الحالي إلا من خلال استخدام الوسائل الحديثة من الأجهزة الإلكترونية والشبكات التي أصبح لها نفوذ كبير مما جعل العالم كقرية واحدة.

ولذلك أصبح لزاما على الإدارة الحديثة استخدام هذه التقنيات الحديثة لتحسين نشاطاتها الإدارية، خاصة وأن نجاح الأداء الإداري أصبح يعتمد على هذه الوسائل وذلك للكم الهائل الذي توفره من المعلومات وبالسرعة والدقة اللازمة التي تحتاجها هذه الإدارات.

مفهوم نظم المعلومات الإدارية

قبل التطرق لمفهوم شامل لنظم المعلومات الإدارية سنقوم بإعطاء تعريف لكل مصطلح متعلق به.

  • تعريف النظام: هو مجموعة من المكونات المرتبطة والتي تعمل معا نحو تحقيق هدف واحد عن طريق قبول مدخلات من البيئة واجراء عمليات تحويلية عليها لتحويلها إلى مخرجات.
  • تعريف البيانات: هي مواد وحقائق خام أولية، ليست ذات قيمة بشكلها الأولي هذا ما لم تتحول إلى معلومات مفهومة ومفيدة، فالمعلومة هي البيانات التي تمت معالجتها وتحويلها إلى شكل له معنى.
  • تعريف المعلومات: هي مجموعة من البيانات المنظمة والمنسقة وذلك بتوليفة مناسبة، بحيث تعطي معنى خاصا، وتركيبة متجانسة من الأفكار والمفاهيم، تمكن الإنسان من الاستفادة منها في الوصول إلى المعرفة
    واكتشافها.
  • تعريف نظم المعلومات: يمكن تعريف نظم المعلومات على أنها مجموعة متداخلة من المكونات التي تعمل على تجميع وتشغيل وتخزين ونشر المعلومات وذلك بغرض مساندة عملية صنع القرار والرقابة داخل المنظمة.
  • كما يعرف على أنه مجموعة من الإجراءات التي تتضمن عملية تجميع وتشغيل وتخزين وتوزيع ونشر واسترجاع المعلومات ومن ثم بثها لمن يحتاجها.

تعريف نظم المعلومات الإدارية: توجد عدة تعاريف لنظم المعلومات الإدارية نذكر منها:

  • عرف “كينقان” و”دامز”: “ نظم المعلومات الإدارية على “أنها مجموعة تنظيمية من الوسائل التي توفر معلومات عن الماضي والحاضر والتنبؤ بالمستقبل فيما يتعلق بالعمليات الداخلية للمنظمة والمخابرات الخارجية لها وهي تلك التي تدعم وظائف التخطيط والرقابة والعمليات في المنظمة من خلال توفير المعلومات في الوقت المناسب لمساندة عمليات صنع القرار“.

كما تعرف نظم المعلومات الإدارية على أنها: “نظام مبني على الحاسب الآلي، يوفر المعلومات للمسؤولين عن وحدة تنظيمية، وتصف هذه المعلومات ما حدث في الماضي، وما يحدث حاليا، وما هو محتمل حدوثه مستقبلا، وتتوافر هذه المعلومات في شكل تقارير دورية، وتقارير خاصة، ومخرجات نماذج رياضية، وتستخدم هذه المعلومات في صنع القرارات وحل المشكلات.

وتعرف أيضا كما يلي: “هي تلك النظم التي تتحمل مسؤوليات تشغيل المعلومات والتي تتضمن خلق المعلومات من خلال عمليات تحليلية، ونقل المعلومات لكل من يحتاج إليها، وهذه النظم غالبا تنبه أو تنذر الإدارة بوجود مشكلات أو فرص حاليا أو مستقبلا.

من التعاريف السابقة يتبين لنا بأن “نظم المعلومات الإدارية عبارة عن مجموعة من المكونات المترابطة التي تعمل على جمع البيانات والمعلومات، وتحليلها وبثها على مستوى الإدارة لتسهيل عمليات التخطيط والتنظيم والرقابة والتوجيه، كما أنها تساعد على اتخاذ القرارات الإدارية.

أهمية وخصائص نظم المعلومات الإدارية

لنظم المعلومات أهمية كبيرة في المنظمة وخصائص متنوعة سنتطرق إليها في الآتي:

أهمية نظم المعلومات الإدارية

تكمن أهمية نظم المعلومات الإدارية في المنظمة فيما يلي:

  1. تقديم المعلومات إلى المستويات الإدارية المختلفة؛
  2. تقديم المعلومات إلى الأقسام المختلفة، بغية إصدار التقارير عن نشاطات المنظمة المختلفة؛
  3. تجهيز المعلومات الملائمة بشكل مختصر وفي الوقت المناسب لتهيئة ظروف مناسبة لصنع القرار؛
  4. تقييم النتائج والنشاطات في المنظمة، لتصحيح أي انحرافات محتملة؛
  5. المساعدة على التنبؤ بمستقبل المنظمة والاحتمالات المختلفة التي تواجهها؛
  6. تحديد قنوات الاتصال الأفقية والعمودية بين الوحدات الإدارية المختلفة لتسهيل عملية استرجاع البيانات؛
  7. تزويد المستفيدين والباحثين بالمعلومات التي يرغبون بها؛
  8. الإحاطة المستمرة بالمعلومات عن التطورات الحديثة التي تخدم المستفيدين فيما يخص نشاط المنظمة؛
  9. تسهيل التحاور بين النظام والمستفيد، للرد على الاستفسارات المختلفة؛
  10. حفظ البيانات والمعلومات المختلفة في المنظمة؛

خصائص نظم المعلومات الإدارية

لنظم المعلومات الإدارية عدة خصائص نذكر منها:

  1. تحقيق الأهداف التي وضع من أجلها؛
  2. يخدم كافة المستويات الإدارية في المنظمة، وكذلك كافة المجالات الوظيفية المختلفة، مع القدرة على تزويد متخذي القرارات بالمعلومات المناسبة وبالنوعية المطلوبة؛
  3. يحتوي على درجة عالية من التكامل بين النظم الفرعية المكونة للنظام الكلي؛
  4. يحقق النظام عائدا مجديا للمنظمة وذلك بمساهمته في خفض التكاليف وزيادة الأرباح؛
  5. استخدام تكنولوجيا معلومات وأجهزة اتصال معلومات حديثة كلما أمكن ذلك؛
  6. أن يكون النظام مقبولا من قبل العاملين في المنظمة وتوليد القناعة بأهمية وفوائد النظام؛

مكونات ووظائف نظم المعلومات الإدارية

تتضمن نظم المعلومات الإدارية مكونات ووظائف مختلفة وسنتطرق إليها كما يلي:

مكونات نظم المعلومات الإدارية

يتكون نظم المعلومات الإدارية من العناصر التالية:

أ) الأجهزة والشبكات: يفترض اليوم في أي نظام معلوماتي أن يكون مكونا من حاسوب عمى الأقل، ويمكن أن يكون حاسوبا شخصيا أو متوسط الحجم أو كبير الحجم، أما الشبكة قد تكون محلية خاصة بالمؤسسة، أو تغطي كامل البلد أو عدة دول.

ب) البرمجيات: هي الأنظمة التي تشغل الأجهزة والبيانات والمعلومات والمعارف، وتحدد العمليات التي ستؤديها الأجهزة.

ج) قواعد البيانات: هي المخزن الذي يحتوي البيانات التي تصف كل العمليات والأحداث الجارية في المنظمة بكل التفاصيل المهمة الخاصة بنشاطها على شكل ملفات، وقد تكون هذه القواعد ورقية في النظام اليدوي أو محوسبة، وتكون وظيفة نظام المعلومات تحويل هذه البيانات إلى معلومات.

د) الإجراءات: هي عملية تتضمن وصف وترتيب مجموعة الخطوات والتعليمات المحددة لإنجاز العمليات الحاسوبية كافة، وكذلك تسمى أحيانا خريطة مسار النظام، فهي تعد أدلة عمل تشرح ما الذي يجب عمله ومن الذي سيعمله ومتى سيتم عمله.

هـ) الموارد البشرية: هم الأفراد الذين يشغلون المكونات الأخرى ويسيطرون عليها، ويكونون متخصصين وقادرين لتشغيل وادارة نظم المعلومات.

وظائف نظم المعلومات الإدارية

يمكن تحديد وظائف نظم المعلومات الإدارية بالنقاط التالية:

أ) الحصول على البيانات ( المدخلات): تتضمن وظيفة الحصول على البيانات اختيار كل البيانات اللازمة وتحديدها، سواء من داخل المنظمة أو خارجيها في ضوء احتياجات المستويات الإدارية في المنظمة.

ب) تعليمات تشغيل البيانات ( الإجراءات): يتم تحديد طبيعة استخدام المعلومات ومواصفات المعلومات المطلوبة ومن ثم طريقة معالجة البيانات، إذ يشترك المتخصصون في وضع تعليمات وبرامج التشغيل اللازمة لإعداد التقارير المطلوبة، وكذلك يتم تحديد التكنولوجيا المستخدمة والإجراءات الفنية للتشغيل.

ج) معالجة البيانات: تتضمن هذه الوظيفة تقويم البيانات للتأكد من صحتها ومناسبتها وتحديد درجة أهميتها
للمنشأة، وتتم معالجة البيانات بهدف إعداد المعلومات التي تتطلبها الإدارة وتجري عمليات المعالجة وفقا لإجراءات أو برامج معدة مسبقا.

د) إدارة البيانات: هي وظيفة تنظيمية موجهة إلى إدارة أعمال البيانات أكثر منها إلى إدارة تكنولوجيا المعلومات، فهي تهتم بوضع السياسة المرتبطة بالبيانات، والتخطيط لها، وصيانة نظم البيانات المختلفة، ويكون من مسؤولياتها وضع معايير الجودة، فمن أهم مهمات إدارة البيانات في مجال السياسة المعلوماتية، صياغة الخطط والقواعد التي تضمن المحافظة على البيانات وتوزيعها واستخدامها في المنظمة.

أبعاد نظم المعلومات الإدارية

إنّ قيام المؤسسات بالاستثمار في نظم وتكنولوجيا المعلومات، لا شك أنه سيؤمن لها قيمة اقتصـادية حقيقية ويرفع من عوائدها ويخفّض من تكاليفها، كما ستكون هذه النظم بمثابة الحـل الإداري للمشـاكل والتحديات التي تفرضها البيئة المحيطة، لذا يتطلّب استخدام نظم وتكنولوجيا المعلومات، بفعالية، الفهـم الكامل لأبعاد هذه النظم وهي: المنظمة، الإدارة والتكنولوجيا، وفيما يلي نتطرق بنوع من التفصيل لكل بعد من هذه الأبعاد:

المنظمات (Organisations)

تتمثل العناصر الأساسية لأي منظمة في الأفراد، الهياكـل، الإجـراءات التشغيلية، السياسات والثقافة، وكذلك نظم المعلومات التي تكون مندمجة وأحياناً مهيكلة داخل المنظمــة وفي أغلب المنظمات فإنّ الإجراءات تشكل قواعد رسمية معدة لفترة طويلة وتبين طريقة إتمام وتنفيذ مختلف المهام وقد تكون هذه الإجراءات رسمية ومكتوبة، كما قد تكون عبارة عن تطبيقات غير رسمية وشفوية.

إنّ أي منظمة لابد وأن يكون لها مسيرين يقومون على إدارة شؤونها، وبالإضافة إلى هـؤلاء فإنهـا تحتاج كذلك إلى مهارات وكفاءات متنوعة وفي مختلف الوظائف المُشكِّلة للمؤسسة، كما تحتـاج إلى مـا يعرف بعمال المعرفة مثـل المهندسـين والبـاحثين وغيرهم، والذين توكل لهم مهمة تصور منتجات وخدمات المؤسسة، وكذا خلق المعارف الجديدة، كما أنّ كل منظمة تمتلك ثقافة فريدة، بمعنى مجموعة أساسية من الافتراضات والقـيم والمهارات، والتي تحظى بقبول الأفراد فيها، وأنّ بعض أجزاء هذه الثقافة يمكن أن توجد في نظام المعلومـات المعتمد في المنظمة.

وكما هو معروف فإنّ كل المنظمات تقريباً تتكون من وظائف أساسية والمتمثّلة في المبيعات والتسويق الإنتاج والإمداد، المالية والمحاسبة وإدارة الموارد البشرية، بحيث يجب أن تعمل بشكل متكامل لتحقيق الهدف العام للمنظمة وأنّ اعتماد كل وظيفة من هذه الوظائف على نظام للمعلومات، لا شك أنـه سـيدعم أداء مختلف الأنشطة المُكوّنة لها.

الإدارة (Management)

يؤمن العمل الإداري الحلول للمشاكل التي تواجه المنظمة، كما يؤمن لهـا الخطط المختلفة التي تساعدها على مواجهة تحديات البيئة المحيطة، فالمدراء يضـعون الاستراتيجيات ثمّ يخصصون الموارد البشرية، المالية والتقنية لتنفيذها وصولاً إلى تحقيق الأهداف.

وبالإضافة إلى قيام هؤلاء المدراء بالتسيير الجاري للمؤسسة، فهم ملزمون بخلق منتجـات وخـدمات جديدة وكذلك إعادة النظر بشكل مستمر في عمليات المنظمة، وفي هذا الإطار فإنّ نظم المعلومات تلعـب دوراً مهماً من خلال المساهمة في إعادة تصميم المنظمة.

كما أنهم يتخذون قرارات تختلف حسب المسـتوى الإداري فالمدراء على مستوى الإدارة العليا يتخذون قرارات استراتيجية طويلة المـدى تخـص المنتجـات والخدمات التي تعرضها المؤسسة في السوق، بينما يعمل مديرو الإدارة الوسطى على تنفيذ البرامج والخطـط المُقدمة من قبل الإدارة العليا، ويقوم المدراء التنفيذيون بإنجاز النشاطات التشغيلية للمؤسسة، وكل مسـتوى من تلك المستويات الإدارية يحتاج إلى معلومات خاصة به، وهذا يعني كذلك اختلاف نظم المعلومات عند كل مستوى.

التكنولوجيا (Technologie)

تعتبر التكنولوجيا من المكونات الأساسية لـنظم المعلومـات، بحيـث تستخدم من قبل المدراء كأداة لمواجهة التحديات، وتتمثّل في:

  • التجهيزات المادية والبرمجيات؛
  • تكنولوجيا التخزين والتي تتضمن الوسـائل الماديـة لتخـزين البيانات؛
  • تكنولوجيا الاتصالات بمختلف مكوناتها المادية ومجموعة البرمجيات التي تربط تلك المكونات بحيث تسمح بتحويل البيانات (نصوص، أرقام، صـور أصـوات…الخ) من مكان إلى آخر؛
  • الشبكات والمتمثلة في: شـبكة الانترنـت، الانترانـت والاكسترانت والتي تستخدم أساساً في تبادل المعلومات بين الأفراد والمؤسسات.

بالنسبة لشبكة الانترنت هي شبكة عالمية يمكن لأي شخص استخدامها؛ فهـي وسـيلة جماهيريـة وليست مقصورة على فئة معينة، وتعرف على أنها: “شبكة الشبكات، تربط بـين آلاف مـن مصـادر المعلومات الموزعة عبر مختلف أرجاء العالم، تقدم خدمات متعددة وإمكانياتها في الاتصال مختلفة“.

كما تعرف كذلك بأنها: “شبكة ضخمة تتكون من عدد كبير من شبكات الحاسـوب المنتشـرة في أنحاء كثيرة من العالم، ومرتبطة ببعضها البعض عن طريق خطوط الهاتف أو عن طريق الأقمـار الصـناعية بحيث يمكن مشاركة المعلومات فيما بين المستخدمين عن طريق بروتوكول موحد.

أما شبكة الانترانت فهي شبكة خاصة بمؤسسة أو إدارة ما، تربط عدة مستخدمين داخل المؤسسة أو الإدارة عن طريق شبكة محلّية بهدف تسهيل الاتصال فيما بينهم وضمان وصولهم إلى المعلومـات بسـرعة وبأقلّ تكلفة.

وبهذا يمكن تعريف الانترانت على أنها: “شبكة محوسبة داخلية، تسـمح بالـدخول الآمـن والمُراقَب على مختلف المعلومات، قواعد البيانات والموارد الداخلية للمؤسسة وذلـك بفضـل اسـتخدام تكنولوجيات الانترنت“، في حين شبكة الاكسترانت هي: نتاج تزاوج كل من الانترنـت والانترانـت فهي شبكة انترانت مفتوحة على المحيط الخارجي، بحيث تسمح لشركاء أعمال المؤسسة بالمرور عبر جدران نارية والتي تمنع ولوج الدخلاء والوصول لبيانات المؤسسة أو على الأقل جزء منها، وقد يكون هؤلاء الشركاء موردين موزعين، عملاء أو مراكز بحث تجمع بينها شراكة عمل في مشـروع واحـد” .
إذن، فالإكسترانت وجدت قصد الاستجابة للتعامل مع المحيط الخارجي أي لتوفير السهولة والسـرعة في التعامل مع الأطراف الخارجية للمؤسسة من موردين، عملاء وتنظيمات، حيث تستخدم هي الأخـرى في ذلك تطبيقات شبكة الانترنت في نقل وتحويل البيانات والمعلومات.

ولهذه الشبكات المعلوماتية أهمية كبيرة بالنسبة للمؤسسات، حيث تمكّنها من:

  • ضمان بث وتبادل المعلومات الأساسية لمختلف التطبيقات داخل التنظيم؛
  • تُمكن أعضاء المؤسسة من الحصول على المعلومات من أي مكان يتواجدون فيه؛
  • تسمح بتبادل المعلومات المختلفة مع الشركاء الخارجيين للمؤسسة (موردين، عملاء…الخ)؛
  • توفير قاعدة بيانات تحتوي كم هائل ومهم من المعلومات بهدف التسيير العملي للأنشطة (تسـيير المخزونات، إدارة مبيعات… الخ).

إنّ كـل هـذه التكنولوجيـات وغيرهـا، تشـكّل البنية التحتية لتكنولوجيـا المعلومـات والتي تكون بمثابـة الأسـاس أو الأرضـية التي على أساسها تشكل وتشغل المؤسسات نظم المعلومات الخاصة بها.

مواضيع أخرى قد تهمك

مفهوم، مكونات وأبعاد نظم المعلومات.

مفهوم، خصائص وأهمية المعلومات.

السابق
مفهوم، خصائص وعناصر الاتصال
التالي
مفهوم، خصائص وأهمية المعلومات

تعليق واحد

أضف تعليقا

  1. التنبيهات : مفهوم، خصائص وأهمية المعلومات - تدوينة

اترك تعليقاً